Contingency adalah situasi yang mungkin terjadi pada kegiatan yang ada di tempat kita dan risikonya bersifat mengganggu, sedangkan Contingency Plan adalah suatu tindakan spesifik ketika kondisi Contigency itu terjadi. Contigency plan banyak diimplementasikan dalam bisnis, yang bertujuan untuk memastikan adanya tindakan cepat dan tepat terhadap situasi contigency, misalkan bila kegiatan kita terhenti atau gagal dalam memenuhi tuntutan pelanggan, apa yang sudah disiapkan? Dan Ingat sifat penyebab Contingency bisa dari Internal dan External (lihat point a. pasal IATF 16949pasal 6.1.2.3), saya beri contoh di awal, misalkan, bagaimana antisipasi pengiriman bila mesin utama stop lebih dari 6 jam akibat spare part yang inden? Atau bagaimana antisipasinya untuk supplai produk apabila PLN menginformasikan tanggal 5 Des 201X, bahwa listrik akan mati selama 6 jam, padahal kita baru dapat order dengan jumlah yang besar saat itu?
Ketika berpikir dalam penerapan kondisi contigency, saya yakin ini sudah dijelaskan di dalam manajemen sistem perusahaan, misalkan di prosedural, job deskripsion atau aturan lain di perusahaan kita, tetapi banyak kelemahannya, bagaimana memastikan tindakan tersebut benar-benar sudah siap. Misalkan di:
- proses perencanaan produksi, bagaimana bila hasil produksi kurang dari target? Apakah lembur? Menambah jadi 3 shift sampai beberapa waktu? Atau mengoperasikan mesin cadangan? Lalu apakah mungkin melalukan alternatif itu dengan cepat?
- proses kalibrasi alat ukur yang berpotensi rusak dan perusahaan hanya punya satu saja, pilihan action Contigency bisa: membeli/menyewa alat ukur itu? Membuat kontrak antara supplier alat ukur dengan perusahaan yang isinya siap dipanggil bila alat rusak, dll. Nah apakah tindakan itu mungkin bila maker alat ukur di luar negri, jasa penyewa alat ukur itu memang benar-benar ready?
Sifat Contingency adalah memenuhi aspek yang terjadi di Proses Kita dengan ketentuan: sifatnya Emergency terhadap proses utama, berpotensi ke kerugian perusahaan, atau akan membuat persyaratan pelanggan tidak dipenuhi dan SUDAH ADA Penanganannya. Contigency bisa diakibatkan karena aspek: lingkungan, Kecelakaan, Penyakit dan proses. IATF 16949 menitikberatkan kondisi emergency (Contingency) yang bisa berakibat ke proses fabrikasi dan peralatannya yang berpotensi membuat gagal suplai ke pelanggan atau pihak terkait lainnya. Untuk kondisi emergency (Contingency) pada proses fabrikasi dan peralatan harus disiapkan penanganannya sehingga ketika situasi emergency itu timbul, tidak ada kendala dalam memenuhi kemauan pelanggan serta dapat dihindari kerugian yang lebih besar.
Berikut tips CONTIGENCY PLAN agar efektif:
- Tentukan Team Contingency, jangan lupa sertakan manajemen atau pekerja senior. Ingat sistem ISO saat ini menginginkan manajemen terlibat. Risk yang ada angkat saja dan pastikan yang berstatus yang memang berpotensi emergency diinfokan dan dipastikan efektifitas penanganannya, intinya mana ada manajemen yang mau pabriknya stop produksi, jadi angkat semua potensi emergencynya dan laporkan ke manajemen.
- Pada tahap Identifikasi (identifikasi potensi di Risk assessment):
- Identifikasi risk assesment yang sudah dilakukan, fokus untuk memastikan proses fabrikasi tidak berhenti karena proses atau peralatan.
- Identifikasi juga peraturan terkait produk dan proses, adakah yang berpotensi mengakibatkan emergency / contingency
- Tentukan persyaratan pelanggan, adakah hal-hal penting yang customer inginkan? Biasanya ada juga customer yang menentukan kondisi fatal yang bisa terjadi serta akibatnya, misalkan penentuan ganti/pinalti terhadap vendor yang mengakibatkan stop line,maksimal waktu yang diperbolehkan untuk gagal supplai
- Pastikan identifikasi juga terhadap pemasok juga, adakah yang membuat proses kita masalah karena pemasok
- Identifikasi faktor pengendalian bila ada bencana alam
- Kegagalan fasilitas atau peralatan
- Sepakati apakah term “emergency”, buat analisa akibatnya sehingga ada persamaan persepsi oleh semua team dan pekerja
- Tahap Review Control, biasanya memang sudah ada pengendalian, tetapi pastikan apakah efektif? Ingat yang ada belum tentu efektif! Pastikan ada sifat mendeteksi dan mencegah. Pengendalian tidak hanya ada mendeteksi tetapi bagaimana juga mencegah terjadi dan kalaupun terjadi bagaimana kontrol untuk mengurangi kerugian yang lebih besar. Bentuk kontrol perlu dipikirkan secara strategis, misalkan: penyediaan fasilitas, peningkatan kompetensi, membuat prosedur yang jelas atau perjanjian kerjasama dengan pihak terkait.
- Lakukan review bentuk kontigency yang sudah ditentukan. Review bisa dilakukan dengan test kesesuaian data-data atau kesiapan fasilitas atau bisa dengan melakukan simulasi. Review terhadap data atau fasilitas bisa dilakukan dengan audit/inspeksi, apakah data-data tersebut itu benar atau update? Ini merupakan review seberapa efektif contingency plan yang sudah ada.
- Ketidaksesuaian yang didapat saat review, harus manjadi perbaikan ke sistem yang sudah ditetapkan
- Kapan Proses Contigency Plan bisa berubah? Perubahan bisa dilakukan bila ada potensi emergency baru, ketika:
- Ada fasilitas atau proses baru
- Ketika ada incident dengan analisa adanya potensi emergency baru, maksudnya adalah: bila ada incident pastikan penyebab direview, ya termasuk potensi timbulnya emergency
- Setelah Simulasi ditemukan ketidaksesuaian penanganan Contingency yang ada
- Setelah temuan audit /inspeksi terhadap kontrol proses Contigency Plan
- Minimal setahun sekali, bila kejadian Contingency di atas tidak terjadi
- Lakukan Audit sistem Contingency Plan, pastikan apakah contigency plan benar-benar ready, pikirkan
- Untuk tiap kondisi contingency plan yang berpotensi, buatkan aturan mainnya dan lakukan test secara berkala (yg memungkinkan). Test secara berkala akan memberikan inputan ke aturan tersebut, dan jangan lupa disosialisasikan
- Tentukan pelaksanaan pemulihan, bagaimana memastikan kondisi emergency yang terjadi diselesaikan dengan tuntas, misalkan
- Pelindungan area selama perbaikan
- Adanya treatment khusus di area/orang/produk yang tekena
- Trial ulang kondisi mesin bagaimana memastikan kestabilan dan kemampuannya untuk menghasilkan produk (lihat pasal IATF 16949 6.1.2.3)
- Lakukan evaluasinya setiap aktifitas Contigeny Plan (tujuan dan ukuran keberhasilan)
- Shutdown Fasilitas Pengolahan Limbah yang mengakibatkan Proses Stop Line, tujuannya memastikan pelaksanaan perbaikan Fasilitas Pengolahan Limbah tidak lebih dari 3 jam off dan atau mengganggu proses produksi / lingkungan Kawasan serta tindakan perbaikan dilakukan review dan dievaluasi
- Meetingkan setiap rencana Contingency. Gunakan meeting untuk mensharedkan Meeting Contingency yang ada. Selain mendapat inputan, meeting bisa menjadi sarana sosialisasi juga
kami lampirkan Flow Proses Contingency Plan :
Semoga Membantu untuk memahami pengertian CONTINGENCY PLAN MENURUT IATF 16949:2016
Salam
