APQP adalah teknik komunikasi yang digunakan saat adanya project atau produk baru dengan menterjemahkan semua keinginan pelanggan ke dalam sistem perusahaan dan supplier /subcont, sehingga pelanggan puas dengan layanan atau produk yang diterimanya. Dikarenakan Keinginan pelanggan yang terus berkembang, maka persyaratan yang tidak langsung terkait dengan fungsi-produk pun perlu dipenuhi, dimisalkan:
- Pemerintah sebagai pengawas produk menginginkan bahan ramah lingkungan sebagai penyusun produk atau packing produk
- Perusahaan pemegang merk atau sebagai Customer yang melakukan assy produk menginginkan para suppliernya mempunya: proses perencanaan produksi dengan metoda kanban, penentuan jumlah stock, masa kalibrasi alat 3 bulanan, atau bahkan ada yang menentukan minimal gaji pekerja disuppliernya di atas 10% dari upah pemerintah.
Persyaratan yang terkait dengan fungsi produk dan bukan fungsi produk diidentifikasi lalu kemudian direview, untuk mengetahui bagaimana kemampuan pemenuhan semua suara pelanggan itu. Ya APQP team memastikan kesiapan sebelum project dilakukan, kegagalan dalam mengidentifikasi dan mereview kemampuan perusahaan akan mengakibatkan kerugian perusahaan. Saya membayangkan didalam kehidupan keseharian, APQP sama dengan persiapan semua tahapan kehidupan, seperti:
- Pernikahan, pernikahan merupakan fasa kehidupan yang harus disiapkan matang, mulai dari tahapan perkenalan pribadi, perkenalan keluarga, persiapan pernikahan (pesta), persiapan tempat tinggal setelah menikah, jumlah anak dst. Semuanya perlu disiapkan untuk memastikan tahapan pernikahan dapat dijalankan dengan baik.
- Bekerja mandiri. Pekerja yang akan bekerja sendiri harus menyiapkan dengan matang untuk memulai bisnisnya seperti: Modal Usaha, Calon client, modal cadangan, strategi marketing dll. Bagaimana anda? Apakah anda sudah menyiapkan rencana bisnis anda dengan matang?
- Persiapan Studi di Luar Kota/Luar Negri. Orang tua atau pelajar itu sendiri tentu harus mempersiapkan semua kebutuhan, mulai dari kemampuan test, dokumen,dan kalaupun dapat maka bagaimana mempersiapkan biaya tahun pertama,tempat tinggal, situasi tempat tinggal dll. Semuanya harus disiapkan matang, bukankah awal studi merupakan sangat menentukan untuk menempuh semester berikutnya?
Tips Untuk APQP
Gambar di bawah ini untuk memudahkan melihat aktifitas APQP di perusahaan
Fokus team adalah menangkap semua inginan customer dan menterjemahkan dalam implementasi di produksi atau layanan perusahaan. Proses penterjemahan dilakukan di internal dan external (supplier). Metoda Plan Do Check Action di dalam APQP dijalankan untuk memastikan semua hambatan atau potensi hambatan dapat diatasi.
Berikut Tips kami mengenai pelaksanaan APQP:
- Manajemen harus ikut. Memang agak susah mengajak menajamen, tetapi team bisa menterjemahkan semua tahapan APQP dalam kontek rugi atau untung, harus diperhatikan bahwa kegagalan APQP akan mengakibatkan kerugian perusahaan. Silahkan infokan laporan APQP dalam keuntungan dan kerugian ke manajemen. Pelaporan bersifat teknis cenderung diabaikan dibandingkan pelaporan yang sifatnya profit or loss. Bagaimana pelaporan APQP anda? Rubah saja konsepnya ke Profit and Loss Report.
- Pilih team dari berbagai departemen dan tentukan leadernya.
Voice customer mengandung banyak aspek, semua aspek harus dipahami dengan baik. Dengan adanya multiple team semua keinginan customer dapat direview cepat dan bisa dipastikan implementasinya dengan efektif. Bentuk team disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Beberapa alternative memilih team APQP:
- Pilih satu team dengan ketua yang memahami semua kegiatan APQP
- Buat banyak team dengan member dari berbagai departemen dan ketuanya adalah senior pekerja dan memiliki leadership yang baik
- Tentukan satu team yang terdiri dari perwakilan departemen dan merolling leader dari team itu. Kondisi team disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
- Ada format lain? Ya bisa saja disesuaikan dengan kondisi perusahaan anda.
Apakah team APQP sudah terwakilkan dari tiap departemen yang terkait? Dan apakah team leader mempunyai leadership yang baik?
- Team yang Memahami Proses. Problem APQP harus diatasi dengan cepat, memahami problem dalam suatu perusahaan pasti akan terkait dengan proses. Bagaimana urutan atau interaksi proses yang dipahami oleh team akan mempercepat identifikasi dan penanganannya suatu masalah. Sudahkan anda memastikan team anda memahami interaksi proses perusahaan?
.
- Setting target APQP, dalam implementasi sistem yang berjalan harus mempunyai TARGET, target bisa diibaratkan seperi KACA, kaca sebagai inputan untuk memperbaiki penampilan kita, demikian juga dengan target. Target APQP bisa berupa : Ontime Project, Anggaran vs Actual, Jumlah Kerugian (barang rusak, jumlah kecelakaan) atau % status target kerja yang tidak terpenuhi. Target ini dipresentasikan untuk setiap tahapan atau akhir kerja team APQP. Sudahkan ada target team APQP anda yang direview bersama manajemen?
- Pastikan media komunikasi berjalan, Schedule dan Meeting. Kadang kegagalan suatu kegiatan akibat salah komunikasi atau persepsi. Jadi buatkan schedule yang berisi detail tahapan APQP (JANGAN GENERAL dan ISINYA TUNTAS), misalkan: tahapan schedule Menentukan Subcont dibuat detail menjadi: Seleksi Subcont, Audit Subcont, Trial produk subcont, Review Dokumen Subcont, UJi Kandungan Material Subcont. Dengan dibuat detail maka potensi problem komunikasi bisa diminimalisir.
Bagaimana sengan schedule Team APQP anda? Sudah dibuat detail?
- Lakukan MEETING Kontinue, pastikan meeting dijalankan dan ada perbaikan ke proses kerja dengan bukti catatan meeting yang kemudian difollow up pada saat meeting berikutnya. Pastikan semua tindakan perbaikan dilakukan dan efef (efektif dan efesien)
Bagaimana bentuk meeting APQP perusahaan anda?
- Capture dan Implementasi Voice Customer di supplier, apakah kita sudah memastikan supplier memahami dan melakukan keinginan customer? Meeting, kunjungan saat trial, memberikan kemampuan proses di supplier (melalui rencana kualitas (Quality Plan), Sertifikat Material, sampel dll), audit supplier serta mereview supplier melalui evaluasi kualitas barang tiap kedatangan dan ontime delivery. Sudahkah persyaratan customer (manual customer) direview? Lakukan saja dengan audit internal
- Lakukan Audit Produk Baru¸ didalam sistem manajemen perusahaan seperti ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, ada istilah internal audit. Internal audit memastikan semua proses efef (efektif dan efesien). Jadi lakukan audit berkala untuk mengetahui bagaimana implementasi penanganan APQP di tempat kita (bagaimana schedule apakah dijalankan dan di update, bagaimana pelaksanaan meeting apakah ada pencatatan dan difollow up, chek keinginan pelanggan apakah semuanya diidentifikasi dan benar-benar dijalankan, chek kerugian selama penanganan produk baru apakah disampaikan ke manajemen dan bagaimana actionnya, bagaimana implementasi core tools (versi ISO TS 16949) apakah dijalankan sesuai dengan actual dan memberikan dampak ke kontrol kualitas barang? Dll
Sudahkan anda melakukan audit Produk baru yang ada?
- Memahami APQP Sebagai Pola Pikir dan Mindset Untuk Mengembangkan Diri¸ kami yakin suatu tool dengan framework yang jelas akan menghasilkan suatu pola pikir bagi pekerja yang menjalankan dengan sungguh-sungguh. Jadi harus ada komunikasi mamfaat APQP bagi para pekerja. Mamfaat APQP adalah mempersiapkan secara matang untuk hal baru melalui: Leadership, Manajemen Project, team work juga merupakan pengembangan diri karyawan untuk memulai suatu bisnis sendiri.
Bagaimana komunikasi mamfaat ini? Sudahkan diinformasikan melalui meeting, training, board informasi atau media yang lainnya di perusahaan anda?
- Identifikasi K3 dan Lingkungan, tidak semuanya harus memenuhi kuaitas produk, bagaimana dengan kesehatan dan keselamatan pekerja dan lingkungan. Ke-3 aspek ini seharusnya diidentifikasi ketika produk atau project baru dimulai. Misalkan mereview bahaya yang timbul akibat pekerjaan baru atau proses baru, apakah dominan bahaya yang diakibatkan? Lalu bagaimana limbah atau aspek atau dampak lingkungan yang dihasilkan?
Sudahkan perusahaan anda mereview risk K3 atau lingkungan untuk tiap produk baru?
Salam APQP
Teknikal www.Improvementqhse.com
