Kami share satu point ini dari banyak ppint yang kami dapatkan selama program improvement di client kami, kami share mengenai mengetahui masalah /kendala dalam membuat peluang. Satu yang membuat saya kaget dengan pelaksanaan improvement saat itu adalah kelirunya dalam menentukan masalah, pertama rupanya masalah NG terbesar bukan yang disepakati saat itu, NG terbesar adalah produk kotor tetapi hampir semua mengetahui bahwa NG terbesar adalag Debu. Katakan lah mereka benar, NG terbesar adalah Debu, saya tanya lagi, apa itu debu, apa persisnya debu itu apa sebenarnya? Bukankah debu itu bisa kotoran dari kulit atau rambut manusia atau dari bangunan? Semua tidak ada yang menjawab detail, semua hanya kira-kira. Kalau kiran-kiran, jangan-jangan keliru action yang diambil sehingga NG debu masih berlarut-larut terjadai.
Ingat bahwa masalah yang timbul adalah sistematis, bukan linear. Jadi penyebabnya adalah beberapa penyebab yang kemudian bersinergis, tetapi memang dalam melakukan perbaikan, penyebab yang dominan yang didahulukan diselesaikan. Dominan bukan secara kasat mata yang besar, kadang masalah yang kecil merupakan hal yang besar ketika direkap selama beberapa lama. Coba jangan kasat mata saja yang diidentifikasi tetapi mari coba yang tidak kasat mata. Misalkan:
- Biaya kesehatan yang dikelola sendiri oleh perusahaan, berupa biaya akibat rawat inap atau rawat jalan dalam setahun, biayanya akan sama atau lebih dengan barang produksi yang rusak untuk beberapa bulan.
- Biaya perawatan dan perbaikan infrastruktur (mesin, alat, kendaraan, bangunan dll) akan meyumbangkan beban besar bagi perusahaan. Apakah sudah ada biaya pengeluaran akibat inrastruktur ? tetapi mengapa pelaksanaan perawatannya berdasarkan pendekatan pengalaman engineer atau maintenance saja ? Bukankan perawatan mesin atau infrastuktur perlu dilakukan berdasarkan referensi seperti buku manual, atau standar mesinnya?
- Pemakaian bahan bakar untuk perusahaan yang mengirim ke beberapa lokasi setiap harinya, perlu direkap untuk mengetahui ratio pengeluaran bahan bakar tiap armada, apakah perbandingannya relevan dengan standar? Atau adakah biaya satu armada yang significant berbeda? Seberapa besar biaya perbedaan itu?
- dll
Problem yang kasat mata langsung terasa memberikan beban bagi perusahaan adalah sesuai dengan bisnis perusahaan:
- Biaya barang rusak merupakan beban bagi pabrik produk tertentu
- Biaya instalasi yang besar akibat problem dalam komisioning menjadi beban bagi perusahaan yang menginstal produk Navigasi Pelayaran
- Penurunan kunjungan setiap hari akan menjadi beban bagi perusahaan jasa seperti restorant
Tips untuk mengetahui Kendala atau masalah terbesar dalam perusahaan:
- Identifikasi pengeluaran yang besar, bila perlu berkoordinasi ke bagian keuangan, biaya apa yang sangat besar dikeluarkan? Bila kita adalah bagian produksi atau maintenance apakah ada data pengeluaran terbesar dari bahan bakar, energi yang dikeluarkan? Identifikasi dan catat pengeluaran untuk melihat trendnya. Semakin lengkap data akan semakin baik. Lebih baik pencatatan harian sekaligus merupakan pelaksanaan pekerja, jadi data bisa dipantau setiap harinya, bagaimana kondisi mingguan, atau bulanan dan antar tahunnya
- Buat pemantauan detail. Semakin kontrol yang detail maka akan mudah terlihat sumber penyebab kerugian. Misalkan:
- Jenis produk rusak dibreakdown menjadi beberapa jenis
- Data kunjungan klinik perusahaan dibuat catat dengan mengidentifikasi berdasarkan departemen, jabatan dan usia
- Jumlah claim biaya self insurance (biaya kesehatan dikelola oleh perusahaan) diidentifikasi: karena sakit karyawan atau keluarga
- Biaya listrik dipecah, menjadi biaya listrik untuk produksi atau non produksi (kantor, gudang, WTP)
- Biaya limbah B3 yang dibuang diidentifikasi lebih detail dalam hal jumlah (Kg, liter dan biaya): limbah dari proses produksi, limbah dari support produksi (Majun, bohlam, kaleng tinta dll)
- Biaya downtime produksi dibrekdown apakah paling banyak dari mesin stamping, welding, atau biaya jenis yang lainnya, bahkan detail satu mesin diidentifikasi riwayat pengeluarannya, spare part yang sering diganti .
- Biaya bahan bakar alat berat, atau armada dibuatkan data yang menjelaskan sampai mendapatkan perbandingan km tempuh terhadap volume bahan bakar yang dikonsumsi.
- Lakukan observasi penyebab untuk setiap masalah yang diidentifikasi. Dengan melakukan observasi yang tepat akan memberikan tindakan perbaikan yang tepat. Memang memerlukan waktu yang relative lama untuk observasi. Tetapi pastikan selama observasi dilakukan tindakan sementara untuk menghilangkan atau mecegah masalah berkembang. Pelaksanaan obervasi dilakukan dengan pendataan melalui review proses, eksperimen, survey ataupun metoda yang lain.
Pahami bahwa masalah besar adalah peluang yang besar untuk memperbaiki cara kerja kita. Memastikan masalah yang actual dan benar-benar memberikan pemborosan besar perlu dilakukan dahulu sebelum mengambil tindakan. Pertanyaan dari kami , sudahkan tempat anda mempunya data detail untuk mengekplorasi data masalah besar tersebut?
Salam Perubahan
