Berikut adalah temuan-temuan IATF 16949 dan ISO/TS 16949 oleh badan sertifikasi yang kami rekap di beberapa client kami (lebih dari 40 perusahaan), min 5 jenis temuan yang sama terjadi maka kami masukkan ke dalam list. Temuan-temuan ini kami peroleh dari audit badan sertifikasi setelah kami nilai client kami siap audit sertifikasi IATF 16949, juga ketika ada diskusi audit badan sertifikasi di WA Group melalui media sosial (FB, twitter dan instagram) untuk membantu client-client kami menjawab temuannya atau selama diskusi di group IATF 16949 INDONESIA. Perekapan temuan-temuan ini kami lakukan sejak tahun 2017.
Temuan-temuan kami kelompokkan berdasarkan group proses: MANAJEMEN, REALISASI dan SUPPORT. Kami tidak tampilkan semua tetapi beberapa saja di website ini, bila ada yang menginginkan secara penuh (saat ini sudah ada 13 halaman lebih) silahkan hubungi no 08777-178-1334 / atau email di improvementqhse@gmail.com
Pelajari saja untuk memastikan kesiapan sistem IATF 16949 perusahaan anda menghadapi audit sertifikasi atau survailance Badan Sertifikasi IATF 16949.
Salam
PROSES MANAJEMEN
Konsep Sistem
- Interaksi proses belum menggambarkan kegiatan perusahaan sesungguhnya
- Satu lokasi (alamat) manufaktur
- Satu lokasi (alamat) manufaktur dengan tambahan lokasi manufaktur dengan alamat berbeda
- Beberapa site manufaktur yang diaudit secara kolektif dengan common support location
- Untuk Group Perusahaan, site di Indonesia belum dicantumkan di sertifikat mother Company
- Belum semua pihak terkait diidentifikasi di dalam sistem
- Risk Assesment belum dikelola dengan baik (belum semua proses, belum ada follow up dll)
- Support funtion dan atau remote location belum dijelaskan di dalam sistem
- Ketentuan pasal desain belum dikecualikan padahal desain tidak dilakukan
- Adanya proses lain yang dikecualikan (padahal yang diperbolehkan hanya desain produk)
- Harapan dan pemenuhan pihak terkait belum direview/ belum dibuatkan
- Persyaratan pelanggan belum diidentifikasi/direview
- Belum dipastikan bentuk evaluasi semua proses yang teridentifikasi di interaksi proses
- Ada regulasi terkait produk yang dikeluarkan pemerintah tetapi belum di review (perlu dibuatkan mekanisme review terkait peraturan terkait produk)
Internal Qualiti Audit
- Internal audit belum meliputi audit proses dan audit produk
- Kualifikasi auditor belum ditentukan, auditor untuk audit core tools, harus memiliki kualifikasi untuk audit core tools, tidak sekedar lulus ujian IQA IATF 16949
- Internal Audit belum meliputi semua shift produksi
- Tidak dilakukan penambahan internal audit ketika performance internal dan/atau eksternal
- Tidak semua proses di audit (MSA, Supplier Development, proses desain belum diaudit)
- Audit produk belum mencakup persyaratan endurance/ durability
- Tindakan koreksi belum sesuai terhadap masalah yang dimaksud
- Metoda audit belum menggambarkan turtle approach
- Perbaikan ke proses / produk lain belum diidentifikasi dalam tindakan perbaikan temuan audit
Tindakan perbaikan dan pencegahan dan Contingency Plan
- Monitoring tindakan perbaikan tidak dilakukan dengan baik, masih ditemukan tindakan perbaikan/ CAR yang masih belum close
- Belum diterapkan corrective action impact (tindakan perbaikan pada produk/ proses yang sejenis)
- FMEA atau dokumen terkait belum direvisi terkait dengan problem yang terjadi.
- Belum mendefinisikan problem solving method tertentu untuk menyelesaikan ketidaksesuaian yang terjadi
- Analisa akar penyebab serta tindakan koreksi yang diambil pada problem yang ada tidak sistematis, analisa penyebab belum menjelaskan inti masalah.
- Tidak ada bukti permasalahan yang dominan yang ada dibahas dan diselesaikan secara tuntas / tidak ada pembahasan problem dominant
- Pokayoke /error proving belum diatur dalam penanganan masalah di produksi
- Analisa masalah masih mengidentifikasikan sebab bukan sumber masalah
- Adanya masalah yang penanganannya belum selesai / jelas
- Tidak ada penanggungjawab pelaksanan tindakan perbaikan dan pencegahan
- Contigency plan belum efektif karena:
- belum semua potensial Contigency Plan diidentifikasi (Serangan hacker, penanganan virus)
- Contigency plan yang mungkin dilakukan tidak disimulasikan
- Penanganan Contigency Plan belum ke produk
dst
REALISASI PRODUK
Contract review
- Belum dilakukan manufacturing feasibility study termasuk risk assessment terhadap project baru / permintaan pelanggan
- Belum dilakukan evaluasi terhadap pemenuhan persyaratan specific customer / Tidak ada customer specific requirement (CSR)
- Tidak semua CSR di reviewed
- Sistem tidak secara jelas mendefinisikan tentang kerahasiaan dari kontrak pelanggan pada proyek dibawah pengembangan dan berhubungan dengan informasi produk
- Person tidak bisa menjelaskan spesific kode persyaratan dari OEM
- Drawing tidak diapproved customer
- Tanggal quatation lebih awal dari feasibilitynya
- Feasibility tidak mencover kemampuan subcont
- Syarat Pengesahan Pelanggan tidak dilakukan sewaktu produk baru
- Standar inspeksi dan hasil inspeksi untuk studi awal produk tidak disahkan oleh pelanggan sebagaimana yang disebut pada manual Customer (supplier assurance)
- Identifikasi persyaratan safety produk belum dilakukan
- Tidak ada bukti training karyawan untuk produk baru/produk tarkait safety
- Tidak ada bukti yang menunjukkan bahwa perusahaan akan melakukan reevaluasi dan verifikasi ulang terhadap product yang lalu sebelum penerapan system
Massprod
- Penandaan special karakteristik tidak dilakukan pada semua dokumen dan/atau mesin/proses terkait.
- Tidak ada bukti verifikasi terhadap perkerjaan setup pada awal kerja, setelah perbaikan atau setting
- Terdapat hasil pengecekan yang keluar standard, tetapi produk masih tetap diteruskan ke proses berikutnya atau dikirim ke customer.
- Terdapat parameter proses yang keluar dari standard, tapi proses tetap berjalan tanpa adanya koreksi.
- Standard parameter telah dirubah, tetapi dokumen instruksi kerja atau check sheet belum diubah.
- Test durability / endurance (karakteristik) yang dipersyaratkan di drawing tidak jelas di kontrol plannya
- Penandaan produk NG, OK, produk yang sudah dicek, yang belum dicek tidak dilakukan dengan konsisten
- Belum ada penetapan penanggung jawab masalah mutu, termasuk penghentian proses ketika terjadi ketidaksesuaian
- Tidak selalu dilakukan verifikasi dan validasi terhadap perubahan setiap proses dan atua tool
- Ada dua standard yang berbeda padahal point check sama antara Quality plan dan checksheet produksi
- Ketidaksesuaian kondisi Master produk
- Penggunaan alat pelindung proses (APD) tidak konsisten
- Control limit sebagai identifikasi kestabilan proses tidak diimplementasikan
- Tidak ada bukti customer waiver terhadap permasalahan produksi (email, surat dll)
- Analisa terhadap permasalahan di produksi tidak jelas penanganannya. Contoh laporan bulanan yang menjelaskan permasalahan spare part yang dominan tetapi kejelasan penyelesaian solusi belum tuntas
- Tidak ada ruang lingkup lab produksi atau cakupan kemampuan lab
- Ketidakcukupan standard pelaksanaan lab dan standard keberterimaan
- Limit sampel product tidak tersedia pada tahapan yang diperlukan
- Parameter setting standard tidak didefinisikan di QCFC
- Material yang tidak mempunyai status jelas dipakai diproduksi (tidak mempunyai traceability number)
- Pelaksanaan kontrol diproduksi tidak sesuai dengan control plan
- Pelaksanaan Standard Set-Up tidak dilakukan sesuai ketentuan (Jumlah sample yang di check, point check dll)
- Jumlah Sample inspeksi tidak sesuai IK
- Standar keberterimaan tidak dilakukan / tidak sesuai ketentuan
- Actual Identifikasi waktu pengambilan sample tidak jelas, di Control plan berdasarkan jam tetapi actual waktu pengambilan sample hanya kira-kira
- Ada part NG tercampur di produk OK
- Ada debu menempel pada produk (produk elektronik) potensi menurunkan kualitas produk
Enginering Change
- Evaluasi terhadap dokumen engineering dari customer tidak dilakukan dalam waktu cepat, tidak melebihi 2 minggu kerja
- Perubahan metoda pelaksanaan produksi yang mempengaruhi mutu produk di supplier dicheck dan diverifikasi
- Ditemukan bahwa perubahan standar/spesifikasi karakter penting / fit funtion tidak diikutsertakan ke perubahan control plan, FMEA dan instruksi kerja
- Peninjauan dan verifikasi terhadap hasil pengembangan proses dan produk tidak selalu dilakukan (alasan perubahan tidak jelas atau tidak ada)
- Dan bila tidak tercapai tidak jelas statusnya, apakah dilanjutkan dengan action plan lain atau dinyatakan closed
- Record perubahan proses / produk tidak mengidentifikasikan kejelasan tanggal dan pelaksanaan
- Confirmasi hasil perubahan tidak dilakukan
- Belum diidentifikasi penanganan perubahan sementara (listnya, belum dimasukkan di control plan Tindakan alternative, dan belum ada bentuk penanganan terhadap produknya)
- Konfirmasi stock terkait WIP/Finish Good before Change belum dikontrol
- Ketentuan Enginering Change yang harus dan tidak perlu dilaporkan ke Customer tidak sesuai dengan CSR customer
Statistik
- Tidak ada bukti yang menunjukkan bahwa perusahaan melakukan tindakan yang tepat bilamana terjadi ketidakstabilan
- Tidak ada bukti penerapan data / teknik statistic dilakukan sesuai control plan
- Special character tidak dimonitoring (SPC)
- Tidak bisa dibedakan mengenai Common dan special cause dan overadjustment oleh bagian engineering, produksi atau QC
- Control chart tidak menggunakan UCL dan LCL sebagai acuan kontrol, malah USL dan LSL
MSA
- MSA belum dilakukan terhadap semua karakteristik special yang ada pada control plan
- Study Gage R & R > 30%, namun tidak ada bukti tindakan perbaikannya
- Tidak dilakukan MSA data atribut untuk visual check
- Studi MSA Linierity tidak dilakukan pada alat ukur yang mempunyai Working Range
- Studi Stability tidak dilakukan pada alat ukur yang sangat berpotensi tidak akurat karena faktor keausan (Micrometer dll)
- Special Character tidak di MSA kan
- Uji Rusak tidak menggunakan MSA GRR Nested
dst
SUPORTING PROSES
Training
- Kompetensi team APQP belum dievaluasi
- Team APQP belum mendapatkan detail training core tools
- Tidak ada prosedur terdokumentasi untuk proses pelatihan
- Belum ada pengukuran tingkat kepedulian karyawan
- Ditemukan karyawan yang tidak kompeten bekerja, terutama di area Engineering, Laboratory, Internal Auditor
- Belum dilakukan monitoring on the job training
- Evaluasi efektifitas training belum dilakukan sesuai waktu yang ditentukan
- Identifikasi kebutuhan training untuk memenuhi standard kompetensi belum efektif dilakukan.
- Operator tidak mengerti standard prosedurnya, baik pelaksanaan maupun fungsi parameternya (IK, standar kerja)
- Record training tidak ada
- Ketidakjelasan aturan training untuk karyawan dari agent tenaga kerja
- Tidak ada keputusan terhadap operator yang sudah dievaluasi
- Belum ada disebutkan siapa yang melakukan stop pengiriman bila ada kendala kualitas
- Belum ada ketentuan siapa yang bertanggungjawab terhadap kualitas di shift 2 atau 3
Perawatan Infrastrukur
- Tidak ada bukti rekaman pemeliharaan, spt ketersediaan check sheet Perawatan Boiler
- Predictive maintenance belum diidentifikasi
- Tidak semua pengechekan pedictive maintenance diukur dahulu
Predictive Maintenance
- Belum ada bukti pelaksanaan predictive maintenance
- Metoda predictive maintenance belum ditentukan / standard ganti part tidak ada (contoh waktu untuk penggantian bearing, oli fan belt) dll
- Ukuran predictive maintenance tidak jelas
- Van belt, acuan penggantian “kendur” seharusnya misalkan “RPM setting tidak sesuai dengan actual
- Motor, acuan penggantian “ Motor rusak”, seharusnya lebih jelas, seperti panas body motor tidak melebihi 70 C”
- Oli mesin penting belum direview kapan penggantiannya
Perbaikan Infrastrukur
- Kontrol terhadap spare part penting tidak dilakukan dengan baik (belum ditentukan / pelaksanaan tidak sesuai)
- Stock spare part tidak sesuai actual
- Belum tersedia data MTTR/MTBF
- Rekaman terhadap pemeliharaan infrastruktur tidak dilakukan
- Tidak ada record penggantian alat
Pengendalian alat ukur
- Tidak dinyatakan ruang lingkup laboratory internal, seperti tidak ada metoda standard
- Tidak ada pengecekan terhadap sertifikat kalibrasi, apakah penyimpangan alat pada sertifikat masih masuk standard penyimpangan alat perusahaan.
- Kontrol alat belum mencakup jig and fixture
- Kalibrator internal tidak kompeten
- Tidak ada statement keberterimaan hasil kalibrasi
- Ada alat yang belum dikontrol keakurasiannya / belum diidentifikasi (alat ukur, Jig)
- Status hasil kalibrasi tidak dinyatakan
- Karakter penting yang dikontrol dengan Jig belum dilakukan Studi MSA
- Akurasi alat pengecekan (checking Fixture) tidak dikontrol dan diverifikasi
- Cara penyimpanan alat ukur masih belum layak (potensi karat atau mengakibatkan rusak)
- Tidak ada penandaan tool milik pelanggan
- adanya ketidakjelasan tindakan selanjutnya pada hasil kalibrasi yang di luar standard
- Belum dicover penghitungan data atribut
- Analisa statistik tidak selalu dilakukan pada sistem penghitungan
- Verifikator kalibrasi tidak sesuai ketentuan
- Tidak adanya penyesuaian dari Pembacaan gauge R&R hampir mendekati 30%
- Tidak ada standar pelaksanaan kalibrasi internal untuk alat-alat yang ada
- Pelaksanaan verifikasi alat ukur belum dilakukan/diatur
- Alat ukur yang diminta oleh regulator untuk dikalibrasi tidak dilakukan (contoh Tagnometer)
dst
