ISO ITU BUKAN BUAT DOKUMEN!

ISO 9001 Itu Bukan Dokumen mas!

Kesimpulan  saya selama ini saat mengaudit atau membuat sistem di suatu perusahaan, kebanyakan client berpikir bahwa ISO bersifat dokumen. Tetapi saya sepakat untuk berpikir ini bukan salah mereka, tetapi:

• mungkin salah standarnya yang terlalu general, ISO itu sifatnya umum, sifatnya aturan/tuntutan dan How to / teknis pelaksanaan diberikan sepenuhnya kepada user. Misalkan apa yang ditanyakan dalam feasibility study? apakah ISO 9001:2015  di pasal 8.2 mengatur isinya? Tidak! hanya diminta harus ada pelaksanaan review permintaan pelanggan.
• atau salah interpretasinya ketika memahami pasal ISOnya, kabanyakan kita maunya memilih sesuatu yang enak, cepat dan kurang secara jangka panjang. Misalkan pilih yang mudah untuk membuat cheksheet kontrol kegiatan, padahal isinya tidak mengontrol hal yang penting
• salah kami sebagai konsultan yang mengajarkan “ISO itu dimulai dengan mengajarkan dokumen” implementasinya nanti dulu, yang penting tatacaranya terlebih dahulu. Padahal yang bagus tentukan hal-hal yang prinsip dulu lalu jalankan. Coba saja amati bahwa keahlian lahir dari praktek terlebih dahulu. Atau bahkan konsultannya ngajarnya atau memberi contohnya yang terlalu rumit, sehingga ISO itu pekerjaan tambahan, padahal ISO itu isinya pekerjaan yang sama yang kita lakukan. Kalau ada pekerjaan yang saat ini tidak efektif ya hilangkan saja.
• bisa juga salah auditornya, mereviewnya kebanyakan dokumen tetapi review actual implementasinya kurang dan kadang tidak memahami proses yang diaudit. Lebih banyak ke konsep sistem, setuju harus sesuai standardnya, tetapi harus balance dengan review aktifitasnya serta sejauh mana efektifnya
• Bisa juga salah badan sertifikasinya, tidak menekankan banyak saran improvement dan mengirim auditor yang jeli memahami ketidakefektifan di perusahaan (kemampuan auditor sesuai pengalamannya). Ada client saya selama 10 tahun selalu lulus audit Badan Sertifikasi, tetapi control Lot produksi berantakan dan banyak reject. Pertanyaannya, bagaimana mau menganalisa reject kalau mampu telusur tiap lot berantakan? Akhir selama kami 1 bulan memberikan project improvement di sana, masalah itu terselesaikan.

Bahkan ada badan sertifikasi memberikan harga murah, perang harga, akhirnya harga deal yang sangat murah, padahal perusahaan itu mempunyai omset trilyunan, pertanyaannya bagaimana yang sangat kecil mengontrol yang besar? untuk mendapatkan keuntungan banyak hal-hal yang dikurangi oleh badan sertifikasi, misalkan: mandays, kemampuan auditor dll

• Belum lagi pemahaman, ya pemahaman manajemen, pekerja senior yang kemudian mempengaruhi sehingga semuanya bersinergi untuk membenarkan bahwa ISO ya dokumen. ISO sama seperti mengurus KTP, cukup kirim data ini itu, lalu dapat sertifikat. Maunya ISO itu seperti belajar, paham konsep, diprektekkan dan diuji
• Ada yang lain dari pengalaman anda?

Saya sudah beberapa tahun yang lalu mencoba merubah konsep untuk membuat sistem ISO di perusahaan (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001), dimulai dari implementasi BUKAN URUS DOKUMEN. Saya selalu coba mulai dengan target perusahaan yang kemudian dibreakdown menjadi target departemen atau proses. Satu proses melibatkan beberapa departemen, ketika sesi konsultasi mereka berkumpul, yang disepakati BUKAN membuat dokumen dahulu tetapi PENDATAAN. PENDATAAN itu sama dengan melakukan praktek proses, bekerja sambil menghasilkan data.  Pendataan dengan menurunkan target perusahaan menjadi target proses/departemen lalu menjadi pendataan harian, atau bisa dibalik dimulai dari membuat data (cheksheet) harian menjadi mingguan kemudian bulanan. Sepakati untuk membuat atau mereview checksheet harian dan dilink-kan dengan data target, ujung-ujungnya graphik bulanan, dengan tampilan pareto.

Misalkan di bidang kontraktor dengan satu atau beberapa site, hal yang biasanya baik untuk langsung diimplementasikan adalah: di pekerjaan penanganan Tender, instalasi, Monitoring, Penyimpanan di site, Gudang Utama, Cost Control dan masa Pemeliharaan (kalau ada).

• Di proses Tender dan Cost Control, bagaimana kalkulasi drawing awal menjadi harga akhir? dan bagaimana cost control megontrolnya dan mengatakan bahwa project A rugi/untung besar/untung sedikit
• Di Instalasi, bagaimana mendapatkan data saat shop drawing berubah jadi as built drawing, apa dasarnya berubah? catat cost tambahan jika ada, lalu bagaimana curve-S nya, apa dominan kendala?
• Monitoring, bagaimana metoda sehingga rencana penagihan termin-1 dst di Project A sesuai waktu? kalaupun lewat, apakah kendala dan alasan serta tindakannya?
• Penyimpanan di site maupun di gudang  utama. Program Cost down di suatu project kontraktor bisa dilakukan dari proses ini. Ketika tool dipakai, lalu dibalikkan di tiap project, apakah semuanya? atau sebagian besar atau sebagian kecil? ada berapa yang rusak dan perlu diganti atau direpair? kalau ini dijalankan maka untuk project berikutnya tidak perlu lagi ada pembelian tool-tool yang sama
• Masa Pemeliharaan, biasanya setahun. Menurut kami ini, Masa Pemeliharaan adalah salah satu sumber informasi yang baik untuk mereview part/material atau metoda yang kita pakai. Catat saja semua perbaikan di masa pemeliharaan, lalu review: spec material atau metoda mana yang perlu dirubah/diganti di project selanjutnya

Setelah mendataan barulah analisa dan pembuatan action plan, di sini perlu pemahaman PROBLEM SOLVING. Begitu lah teknis awal saya mengajarkan ke semua proses atau departemen, dan akhir bulan mereka saya suruh presentasi di depan manajemen untuk melihat hasil kerja mereka. Sebelum presentasi  mereka sudah merancang ide perbaikan, maksudnya untuk promosi ide mereka. Ini dijadikan aktifitas bulanan, PRESENTASI DI DEPAN MANAJEMEN. Semua malu dan banyak salah presentasi awalnya, tetapi 3 bulan berlalu, mereka biasa dan menjadi ajang bersaing positif, yang tak pernah pakai laptop atau computer jadi bisa, mulai tampil berani di depan BOS. Sudah ada hasil data harian menjadi data bulanan dan analisa serta itu menjadi KEBIASAANmaka barulah kita berpikir ke prosedur. Menstandarkan yang sudah baik berjalan.

Sebenarnya prosedur di set bersamaan dengan membuat data TETAPI draft prosedur masih ditaruh di cukup kepala, alias dibayang-bayangkan saja dulu, jangan dipatenkan. Ketika sudah 2 atau 3 bulan berjalan, mari membuat prosedur. Ketika sudah melakukan implementasi maka prosedur akan lebih mudah dibuat. Ya semua yang kita lakukanlah atau yang kita data yang menjadi object utama audit, konsultan bukan merubah sistem, tetapi membuat implementasi yang berjalan menjadi lebih baik dengan bukti  data yang jelas lalu kemudian diprosedurkan.

JANGAN DIBALIK ya membuat prosedur dulu lalu implementasidan evaluasi data, ingat dunia tidak rata, pasti dalam membuat prosedur banyak revisi, apalagi yang belum terimplementasi secara efektif, kalau sering revisi prosedur maka kapan preakteknya? Padahalkan ada waktu untuk menyelesaikan project ISO?

 

KALAU ADA KEGIATAN BISNIS SEBENARNYA SUDAH ADA PRAKTEK ISO-NYA

Apa yang didatakan dan di prosedurkan ketika membuat sistem/ISO? Ya semua aktifitas kerja kita, ISO hanya berisi aturan umum, detail pelaksanaan atau metodanya diserahkan kepada kita. Isi ISO 9001/ISO yang lainnya  sebenarnya sudah dilakukan disuatu kegiatan bisnis atau jenis perusahaan apapun, ya bisnis warung kecil sekalipun. Saya akan terangkan bukan dalam konsep pasal tetapi konsep kegiatan atau proses:

• Rencana bisnis, mana ada bisnis atau perusahaan yang tidak punya rencana bisnis? Kalaupun sudah berjalan pasti akan berpikir mengembangkannya lebih besar, nah bagaimana rencananya menjadi bisnis atau membuat bisnis menjadi lebih besar? Tulis saja dan share ke patner kerja atau ke karyawan. Pelaksanaan ini sama di dengan di ISO 9001 mengenai Activity plan di ISO 9001 (6.2) dan pasal komunikasi internal (7.4)
• Targetnya? Ya bisnis itu pasti punya target, misalkan usaha jual daging, biar untuk 4-5% maka penjualan harus bisa 1000 kg dalam sebulan dengan selisih margin 6000 – 7000 ribu rupiah. Lalu biar tidak tidak rugi maka pembelian dari supplier daging minimal 300 kg perkedatangan, jangan kurang.  Di teknisnya tentu jangan telat nanti di pinalti dan perlu diinfo juga kemampuan modal kita ke customer, kemampuan kita perbulan hanya bisa 5000 kg, kalau lebih kita tidak bisa karena tidak ada uang. Itu semua target, kalau lewat maka kita akan rugi. Nah target bisa dilihat dari HPP yang kita set, atau yang lain seperti jumlah complain, return dll. Ini mesti diidentifikasi. Target itu expense (kerugian), kalau tidak kita kontrol maka kita akan rugi.  Pembuatan target tentu berdasarkan data dari lapangan. Bagaimana data lapangan dibuat sampai menjadi trend, trend data akan dianalisa untuk mengambil langkah untuk bulan berikutnya. Trend biasanya dibuat dengan membandingkan antar bulan, untuk satu untuk kondisi di bulan tersebut dibuat graphik pareto. Dengan Pareto kita bisa mengetahui masalah apa atau peluang apa yang terbesar. Fokus ke masalah yang terbesar lalu memberikan tindakan perbaikan yang efektif akan menyelesaikan masalah yang lain juga. Sistem Pareto menekankan kita fokus ke masalah terbesar saja. Energi kita terbatas untuk menghadapi semua masalah. Berbicara target seperti ini sama dengan pasal di ISO 9001 pasal 6.2 dan berbicara pengumpulan data berbicara pengendalian record , berbicara dengan pareto atau trend sama dengan berbicara analisa data
• Jangan target saja, tetapi rencananya seperti apa? Berbisnis beda dengan bermimpi. Jadi ada target, target dijelaskan di  pasal ISO 9001 pasal 6.2 mengenai Target
• Desain jasa / produk, mana ada produk kita selalu sama terus, tentu harus dibuat beda, apalagi bisnis makan, atau produk yang dipakai banyak orang. Produk atau jasa yang selalu berubah dan diarahkan untuk kenyamanan manusia pasti akan lebih laku. Desain jasa juga seperti itu, jasa yang sifatnya memberikan keuntungan dan kemudahan pasti akan banyak diminati. Desain jasa atau produk ini di ISO 9001 di atur di pasal 8.3
• Tatacara bekerja dalam menyediakan jasa atau rencana kualitas dalam berproduksi perlu ditetapkan, sehingga semua pekerja bertindak sama, tentu melalui prosess training. Misalkan di Pom Bensin, perintah 3S  (Senyum, Sapa.. satu S lagi saya lupa), ini dilakukan oleh semua operator POM bensin, memang beda rasanya bila 3S ini dilakukan atau tidak. Contoh lain di produksi, bagaimana melakukan setting parameter mesin, ini harus ditentukan sesuai dengan produk yang dikerjakan, buatkan saja parameternya dan ditempel di mesin. Intinya semuanya harus terencana dalam melakukan proses terutama proses inti.
• Penerimaan order, nah bagaimana kalau terima order? Pasti kita akan review order terhadap kemampuan kita, tetapi biasanya diharamkan menolak order loh. Tetapi tetap dibolehkan menolak kalau itu memang tidak bisa kita lakukan. Kalau ada rekan yang bisa membantu maka kita akan subcontkan ke pihak lain, kita diajarkan untuk membagi keuntungan dan membuat hubungan. Penerimaan order di atur di pasal 8.2 dan mencari subcont diatur di pasal 8.4
• Mari siapkan kebutuhan pekerjaan ketika ada order, apakah material atau bahan cukup? kalau tidak lakukan proses pembelian. Proses pembelian menyumbangkan hal terbesar dalam penghematan: penghematan dalam hal harga, kualitas dan tentu jangka waktu bayar, untuk itu kita perlu melakukan seleksi sebelum menjadi rekanan,  mendaftarkan rekanan supplier kita kemudian perintahkan staff pembelian membelinya dari supplier yang kita sudah kenal terebut dan tentunya mengevaluasi kinerja barang atau jasanya yang diberikan ke kita: baikkah, ontime kah, sesuai jumlahnya kah? Bagaimana layanan mereka bila kita komplain? Perintah ini juga diminta di ISO 9001 di pasal 8.4
• Penyajian jasa atau produksi, setelah sudah adanya barang atau bahan maka tinggal kita membuat atau memberikan pelayanan, pastikan ketentuan atau rencana kerja sesuai dengan acuan yang kita buat, sesuai dengan keinginan pelanggan yang kita identifikasi dan referensi yang lain, pastikan aturan ini dipahami oleh pelaksana, dan bila perlu dibuatkan dokumentasi atau tata caranya. Apalagi untuk produksi, bagaimana memastikan setting produksi sesuai dengan spesifikasi produk, bagaimana memastikan pelaksanaan setting tersebut sama dilakukan semua pekerja, perlu ada tata cara yang jelas bukan. Pelaksanaan di produksi atau saat penyedia jasa di atur di ISO 9001 di pasal 8.5.1
• Selama berproduksi atau melakukan jasa, tentu kita harus chek kesesuaiannya, maksudnya dikontrol, apakah perjam, per hari atau setiap tahapan pekerjaan. Mungkin juga pengechekan dilakukan dengan uji bahkan sampai test produk kita. Ini menjadi tuntutan pelanggan atau aturan ketika kita membuat itu, kalaupun tidak ada alatnya kita perlu memberikan ke pihak ketiga (subcont penguji). Pelaksanaan ini diminta di pasal ISO 9001 pasal 8.5.1
• Pernahkah anda menjual produk tetapi mendapatkan complain, bagaimana kita tahu dari proses mana penyebabnya? Atau jangan terlalu jauh dahulu ya, tahukan anda kalau itu memang produk kita? Setelah memang benar bagaimana kita tahu kapan produk itu diproses? Bukankah itu memang perlu ada di dalam proses produksi kita? Semakin kita tahu sumber penyebab maka akan semakin mudah untuk memperbaikinya. Istilah identitas ini di ISO 9001 dikenal dengan nomor mampu telusur dan diatur di pasal 8.5.2
• Pernahkah kita menggunakan kepunyaan pelanggan ketika berproduksi atau memberikan layanan jasa. Tentu milik pelanggan harus kita jaga, jangan sampai ketika pekerjaan selesai kondisi barang tersebut rusak. Pencatatan milik pelanggan harus dilakukan dan dibuatkan laporan penggunaannya dan untuk penyimpanan harus dikondisikan sesuai dengan persyaratan dari pelanggan atau referensi. Kepunyaan milik pelanggan ini diatur di ISO 9001 pasal 8.5.3
• Penyimpanan, barang yang sudah jadi atau bahan, material harus dijaga kondisinya, harus siap pakai dalam hal kualitas dan jumlahnya ketika akan dipakai. Oleh karena itu sistem penyimpanan diatur misalkan dengan FIFO sistem, dilakukan stock opname perbulan untuk memastikan kesesuaian data dan jumlah actual produk. Inti penyimpanan untuk memastikan tidak ada penurunan kualitas [pasal 8.5.4)
• Alat yang mengukur produk kita harus dipastikan kesesuaiannya. Alat ukur yang tidak sesuai bisa membuat kita rugi atau bahkan kena pidana karena penipuan. Misalkan produk kita adalah bahan kimia yang dibayar dengan ukuran massa dan kualitas, maka alat yang menimbang produk kita harus ditera (kalibrasi) dan alat yang mengukur kualitas chemical seperti kekentalan, berat jenis dll harus dikalibrasi. Kalibrasi atau tera adalah memastikan kesesuaian hasil ukur alat dengan standar master. Selisih yang ada harus dipastikan lebih kecil dari toleransi yang ditentukan. [pasal 7.1.5]
• Karyawan, bagaimana memastikan karyawan mau terlibat dalam bisnis kita? Istilahnya bagaimana mereka bisa bekerja dengan hati? Awalnya dari rekruitmen, bagaimana mencari karyawan yang mempunyai niat atau keinginan kerja dan bagaimana kita memastikan menjaga keinginan itu? Suasana kerja, bonus, ada coaching atau training terhadap teknis dan non teknis, membuat kerja seperti keluarga, tempat dan jaminan ke pekerja melalui asuransi atau yang lainnya. Prinsipnya anggap karyawan sebagai asset sehingga pekerja terus berpikir tentang bisnis yang kita jalankan. Indikatornya bisa dilihat bagaimana ide dan peran mereka dalam memberikan ide-ide untuk membuat pekerjaan lebih efesien, jangan menganggap bahwa bos saja yang bisa memberikan ide [ISO 9001 pasal 7.1.2]
• Infrastruktur, infrastruktur disediakan untuk menghasilkan produk atau jasa. Membuat produk tentu disediakan mesin, penyedia jasa restaurant tentu melalui tempat yang nyaman dan peralatan masak yang bersih dan siap pakai. Bagaimana memastikan infrastruktur siap pakai? Tentunya melalui perawatan dan tindakan perbaikan yang benar. Tindakan perawatan memastikan mesin mempunyai schedule pengechekan dengan point yang dicheck sesuai dengan kebutuhan infrastruktur. Biasanya kita tahu detail perawatan dari pengalaman dan referensi, jadi mesti ada referensi seperti manual mesin, referensi  atau peraturan yang berhubungan. Item check perawatan harus standar sehingga siapapun operator yang mengecek akan bertindak sama.

Nah kalau perbaikan, memastikan bagaimana pelaksanaan perbaikan optimal dan masalah berkurang atau bahkan hilang lalu berapa biaya yang dikeluarkan untuk pelaksanaan perawatan dan perbaikan infrastruktur ini. Biasanya perusahaan tidak melihat jangka panjang, fokus di perbaikan tetapi lemah di perawatan [ISO 9001 pasal 7.1.3)

• Lingkungan kerja. Lingkungan kerja disesuaikan dengan produknya,maksudnya untuk memastikan lingkungan tidak mengganggu produk. Gudang bocor di pabrik komponen yang terbuat dari plate tentu tidak diperbolehkan. Suhu lingkungan yang terlalu lembab tidak dibolehkan di area lasan tabung, udara lembab akan menyebabkan elektroda las yang dipakai akan mudah lembab dan mengakibatkan kropos pada hasil lasan [ISO pasal 7.1.4]

 

To be Continue

Ingin mendapatkan artikel lagi, silahkan kunjungi website kami di www.improvementqhse.com

 

Salam

improvementqhse