YANG DILAKUKAN PERUSAHAAN TERKAIT REVISI KEDUA IATF GLOBAL WAIVERS AND MEASURES IN RESPONSE TO THE CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-19)

admin
Post Views: 408

MAKSUD PERUBAHAN

Dikarenakan wabah Covid-19 ini, IATF 16949 meninjau dampaknya pada skema sertifikasi IATF 16949 dengan prioritas utama adanya Keselamatan dan Kesejahteraan bagi semua orang yang terlibat dalam Skema Sertifikasi IATF 16949.

Informasi Revisi:

  1. REVISI-1, pada tanggal 9 April 2020
  • perbaikan kesalahan tata bahasa minor dan grafis modifikasi dikoreksi
  • klarifikasi kecil ditambahkan ke bagian “Audit khusus”
  • persyaratan waktu pada bagian “MANAJEMEN NONCONFORMITY” diubah dari maksimum enam puluh (60) hari kalender ke maksimum sembilan puluh (90) hari kalender
  • grafik tambahan telah dibuat untuk bagian “NON CONFORMITY MANAJEMEN ”untuk menjelaskan pengaturan waktu asli dan tambahan maksimum dalam satu grafik
  • persyaratan waktu pada bagian “KEPUTUSAN SERTIFIKASI” diubah dari maksimum enam puluh (60) hari kalender hingga maksimum sembilan puluh (90) kalender hari
  1. Revisi-2, 27 Maret 2020

Revisi kedua menggabungkan bab baru mengenai “Pemantauan IATF 16949″ antara point yang Terpengaruh IATF 16949 audit pihak ketiga” dan “Manajemen Ketidaksesuaian”, hal ini agar Lembaga Sertifikasi (CB) yang diakui IATF memantau dan menilai efektifitas status dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu klien dari jarak jauh terhadap persyaratan IATF 16949 selama periode pandemi COVID-19 dan Badan Sertifikasi secara proaktif mengidentifikasi risiko Sistem Manajemen Mutu bersertifikat dari klien yang bersertifikat

TUJUAN PERUBAHAN

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk memberi saran kepada semua Lembaga Sertifikasi yang diakui IATF dan semua perusahaan yang tersertifikasi yang terkena dampak dan pihak terkait lainnya yang dimiliki IATF. Pengecualian global yang disetujui ini sebagai tanggapan terhadap merebaknya corona virus yang memengaruhi kegiatan sertifikasi secara global. Pengabaian dan tindakan ini berlaku bagi semua negara dan wilayah jika kegiatan audit dan sertifikasi yang terpengaruh dapat dijelaskan.

PERUBAHAN KETENTUAN UNTUK SERTIFIKAT IATF 16949

  • IATF telah menyetujui perpanjangan global untuk semua seritifikat IATF 16949 yang saat ini dikeluarkan dan masa berlaku sertifikatnya. Perpanjangan enam (6) bulan (yaitu 183 hari kalender) dimulai saat diterbitkan dan masa berlaku sertifikat (termasuk sertifikat yang saat ini dalam status penangguhan), hal ini akan terlihat dalam Basis Data Global IATF dan selanjutnya terlihat dalam Validitas Sertifikat IATF
  • Lembaga Sertifikasi yang diakui IATF tidak diharuskan menerbitkan kembali sertifikat.
  • Validasi Sertifikat walau melewati tanggal di sertifikat dianggap masih berlaku (apabila melalui pemeriksaan data serifikat ada di Data Base IATF dan sertifikat masih valid) Dokumen ini bersama dengan pembaruan otomatis untuk
  • Jika Lembaga Sertifikasi yang diakui IATF diperlukan untuk memperbarui sertifikat karena adanya perubahan, tanggal kedaluwarsa yang direvisi akan diperbarui dan sertifikat akan diunggah ke dalam Database IATF.
  • Jika perusahaan tersertifikasi membutuhkan sertifikat IATF 16949 yang diperbarui, silakan hubungi Lembaga Sertifikasi masing-masing

DAMPAK AUDIT IATF 16949

Dampak Audit dibahas untuk jenis audit:

  • Tahap-2
  • Survailance
  • Resertifikasi
  • Transfer
  • Special

Intinya dampak bagi semua jenis audit adalah adanya perpanjangan pelaksanaan audit dengan menyatakan keringanan melalui surat perpanjangan. Semua perpanjangan dibatasi oleh IATF 16949

IATF MONITORING

Sistem IATF Monitoring 16949 bukan dipahami sebagai “audit jarak jauh”. Tujuannya adalah adanya pemantauan oleh Lembaga Sertifikasi yang diakui IATF (CB) untuk memantau dari jarak jauh status Sistem Manajemen perusahaan (client) terhadap  persyaratan IATF 16949 selama periode luar biasa ini COVID-19 dan secara proaktif mengidentifikasi risiko pada Sistem Manajemen Mutu bersertifikat

Pelaksanaan IATF monitoring ini dilakukan dengan kreteria point a sampai c atau d dipenuhi:

  1. Ketika sertifikasi ulang atau audit pengawasan tidak bisa dilakukan dalam interval yang diizinkan karena wabah Covid-19
  2. Klien memproduksi komponen atau produk otomotif untuk pelanggan
  3. Auditor Badan sertifikasi IATF 16949 tidak dapat melakukan audit di site karena alasan pandemi COVID-19 (Misalkan karena pembatasan perjalanan dari pemerintah, ketentuan PSBB yang membuat pelaksanaan audit tidak bisa dilakukan).
  4. Ada Perusahaan yang membutuhkan audit IATF 16949 dari Badan Seritifkasi karena adanya temuan sebelumnya yang tidak dapat diterima dan perlu verifikasi dengan kunjungan, temuan Major dan jika klien pembuatan komponen atau produk otomotif untuk pelanggan

Hal yang perlu diperhatikan saat Pelaksanaan IATF Monitoring

  • Pastikan adanya schedule pelaksanaan sesuai the IATF 16949 Rules 5th Edition, 5.1.1 (untuk audit surveillance and recertification audits) dan juga perhatikan ketentuan di “IATF Global Waivers and Measures in response to the Coronavirus pandemic (COVID-19)”.
  • Informasi Perusahaan akan diminta oleh Badan sertifikasi sesuai IATF 16949 Rules 5th Edition 5.7.1
  • Sebelum pelaksanaan IATF Monitoring dilakukan (secara jarak jauh), perlu dipastikan antara perusahaan dan Badan sertifikasi mengenai :
    • Tempat/Aplikasi/team dan ketentuan lain selama IATF monitoring, seperti:
      • Jenis Teknologi aplikasi yang akan digunakan
      • Pemastian keamanan informasi (The cyber security)
      • Bentuk informasi yang akan dishare (PDF, JPEG etc)
      • kreteria untuk mengidetifikasi kapan audit diatakan tidak efektif atau perlu diberhentikan
      • Kompetensi team terhadap kemampuan teknologi aplikasi yang akan dipakai (Zoom, Teams dll)
  • Hal-hal yang perlu disiapkan untuk IATF monitoring oleh perusahaan:
    • Start up verification plan/risks identified etc. (after medium term shut-downs [greater than 1 month] associated with the COVID-19 pandemic)
    • Status Pemeliharaan Peralatan
    • Status Peralatan yang dikalibrasi
    • Rencana Shutdown (persiapan, waktu dan Tindakan yang dilakukan)
    • Identifikasi kerugian terkait sumberdaya akibat wabah COVID-19
    • List proses yang dilakukan pada lokasi yang berbeda dan berdampak akibat COVID-19 pandemic
    • Perubahan aturan/ketentuan karena wabah COVID-19
    • List of customer CSRs yang belum dapat dipenuhi dan serta Tindakan perbaikannya
    • Daftar customers terhadap site (mana yang beroperasi dan mana yang tidak)
    • Perubahan Major sistem sejak audit sebelumnya
    • Identifikasi produk baru atau proses baru yang dimulai sebelum adanya wabah Covid-19
    • Program terhadap pelanggan (Produk baru)
    • Ada atau tidaknya Aspek keselamatan dan critical commodities di site
  • Pelaksanaan IATF Monitoring
    • Dilakukan minimum selama satu hari (8 jam), dan dapat diperpanjang jika ketentuan yang dimonitori belum direview semua atau semua point-point persiapan di atas belum semua disiapkan Client
    • Hal minimum yang harus dievaluasi selama IATF Monitoring:
      1. Manajemen Review yang membahas Wabah Covid-19
      2. Data pencapaian, Target, Action, PIC, kompetensi personel, temuan internal audit dan kesimpulan dan Management of Change
      3. Internal audit dan Analisa efektifitas implementasi Tindakan perbaikan
      4. Komplain dan Feed Back pelanggan
      5. Rencana untuk memastikan target-target yang terkait pelanggan sesuai dan mempunyai Tindakan perbaikan bila tidak sesuai
      6. Pelanggan baru yag diperoleh sejak audit sebelumnya
      7. Target proses yang berdampak langsung ke pelanggan
      8. Informasi kesesuaian Sertifikat IATF 16949
      9. Semua point persiapan IATF monitoring
    • Rekomendasi IATF Monitoring bisa berupa:
      • Penambahan IATF monitoring
      • IATF Monitoring mengganti survailance audit yang dipersyaratkan sebelumnya
      • Penambahan hari yang dibutuhkan untuk audit site berikutnya

Laporan final IATF Monitoring diberikan maksimal 15 hari setelah audit dan data base IATF akan masukkan oleh Badan Seritifikasi maksimal selama 20 hari setelah pelaksanaan IATF monitoring

TINDAKAN PERBAIKAN

Bilamana perusahaan tidak dapat mengirimkan dokumentasi yang diperlukan sesuai waktu, pada Peraturan IATF Edisi ke-5, bagian 5.11.1, 5.11.2, IATF memberikan perpanjangan tambahan maksimum sembilan puluh (90) hari kalender penyelesaian (persyaratan waktu dari Peraturan IATF Edisi ke-5, bagian 5.11.3. dan maksud dari perpanjangan bersifat keseluruhan untuk penyelesaian Tindakan perbaikan adalah maksimum sembilan puluh (90) hari kalender

Untuk tidakan perbaikan “Audit khusus” dan “Temuan Ketidaksesuaian”, IATF akan memberikan perpanjangan tambahan sembilan puluh (90) hari kalender untuk mengirimkan data dan melakukan audit khusus.

Selanjutnya bila diperlukan perpanjangan tambahan, IATF memberikan perpanjangan maksimum tambahan sembilan puluh (90) hari kalender untuk membuat keputusan sertifikasi.

Bila perpanjangan untuk penyelesaian temuan ketidaksesuaian dan audit khusus sudah dilakukan tetapi pelaksanaan audit tidak dimungkinkan ke site, maka untuk status temuan major masih dianggap Open, tetapi 100% harus terselesaikan. Dan untuk Audit khusus di lokasi harus dilakukan segera setelah audit di site diizinkan.

AUDITOR IATF 16949 BADAN SERTIFIKASI

Bila team audit yang sudah ditentukan saat awal tidak bisa melakukan audit ke site karena pembatasan perjalanan, maka Badan Sertiifkasi bisa mengirimkan Team Audit pengganti (IATF Rules, 5th Edisiton Section 5.6- Force Majeure), badan seritifikasi akan menentukan penambahan hari audit jika diperlukan sesuai pengalaman team auditor

Bila ada pertanyaan dan mau file asli dari perubahan ini, silahkan hubungi kami di 08777-178-1334 atau di WA 0813-8438-0326 atau email di improvementqhse@gmail.com

silahkan juga bergabung dengan Group IATF 16949 Indonesia, hubungi salah satu no di atas ya

www.improvementqhse.com

Josephine K, Rio BPS, Pajalo Auteng